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    年会活动策划预算成本一般是怎么算的

    作者:西安汉风 发布日期:2018/1/22 关注次数: 二维码分享

    对于西安会议活动策划运营企业来说,节约成本是必然的。有一种为公司节约成本的方式,那就是媒体选择上的技能。媒体的选择具有其奇特的优势。首先,它是内容制造商,活动本身就有可能吸引媒体进行免费的报道,好比说“超级女声”就常常成为各种媒体竞相报道的题材;其次,活动运营公司对媒体的选择自主性比较强,可以依据活动的不同类型与特色选择媒体。

    通常而言,年会预算包括以下几个方面:

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    1、交通费用

    交通费用可以细分为:

    (1) 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

    (2) 欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

    2、会议室/厅费用

    具体可细分为:

    (1) 会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

    (2) 会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通??上蜃ㄒ档幕嵋榉窆咀裳?,以便获得较适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

    (3) 会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

    (4) 其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等?;谡庑┲С志偈毙灾?,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

    对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

    3、餐饮费用

    (1) 会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

    (2) 中餐及午餐

    中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

    (3) 酒水及服务费

    通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

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    (4) 会场茶歇

    此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

    (5) 联谊酒会/舞会

    事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

    (6) 其他——点心、水果及调制色酒

    4、视听设备

    除非在室外进行,否则视听设备的费用通??梢院雎?。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

    ●设备本身的租赁费用,通常按天计算

    ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

    ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

    5、演员及节目

    通??梢匝《ń谀亢蟀闯〈渭扑恪に憬鸲钔ǔS虢谀勘硌菽讯燃安斡肴耸喙?。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

    6、杂费

    杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

    以上是分分彩是不是骗局对企业年会活动策划的收费情况,细节详询:029-85338062  18691631169

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